任何一个大型会议规划方案的会议管理都可以分为五个步骤：会前准备、会议开始、会议主持、会议总结和后续实施。

　　俗话说，会议管理是核心，活动管理是目标。因此，要成功地组织一次大规模的会议活动，关键是会议的前期策划。所谓会议规划是一个整合和分配资源的过程。它的基础是控制会议风险，发挥会议的效果。如果会议要开得好，就应该及早进行风险控制。一般来说，公关会议中最有可能出现的错误表现在会议的不同阶段。

　　一。会前准备

　　会议主题、日程安排和任务分配不明确，与会人员针对性不强，与会人员准备不充分。

　　二。会议开幕

　　会议程序过于复杂冗长，主持人能力有限，主题随意变化，与会人员水平参差不齐。

　　三。会议

　　在会议上消极而乏味的讨论甚至超出了这个话题的范围。会议的过程是漫长的，往往表现为谈判而不是决定。

　　四。会议纪要

　　会议效果不明显，工作安排不针对性强，没有对会议进行有组织的总结。

　　五。跟踪实施

　　通常情况下，没有及时有效的后续行动和信息反馈。

　　会议本身是一种非常重要的管理工具和手段，通过会议策划，可以很好的严格控制会议的细节。与项目管理一样，需要持续的监控、调整和跟踪，确保项目及时、顺利完成。例如，会议筹备的规划包括会议目标的确定、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的制定、会议通知的分发等。不仅如此，场馆布局检查的重点、预约会场的重点、签订书面合同时的注意事项、营造良好会议氛围的技巧、会议经理的分组、与会者分组时的注意事项、会议的制作会议证书、会议纪念品、奖品的准备、会议名册的准备、会前24小时的验收项目。会前12小时检查工作规则，准备会议项目，这一点非常重要。