1. 系统概述

鼎创恒达档案智能化管理系统是基于物联网、RFID技术、数据采集技术、云计算的一体化库存综合管理平台。

本系统从档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务出发，对档案流通的各个环节进行数据采集的同时，通过在系统中构建数字档案柜对馆内档案资料实现全面可视化查询管理，并对档案材料非授权带出、非法查阅、存放超期、档案室环境异常等状况提供语音声光报警、图像抓拍等多种手段，实现档案业务办理的数字化、自动化、智能化与高效化。

1. 系统特点

• 系统利用RFID技术实现了远程档案管理，更加安全、准确、实时的监管档案柜中的档案；

• 通过可视化的图形界面形成详细的档案柜档案存放位置分布图，使档案查找更加快捷简易；

• 用户无需到现场手动盘点档案，本系统利用RFID技术，通过网络通讯实时对档案柜中档案进行远程盘点，节省人工的同时确保了盘点的准确性。

• 采用wifi技术与RFID手持终端数据实时同步，实现对档案的位置变更、查找等功能；

• 系统具有档案自动出入安全管理、智能环境监测管理、自动图像采集、语音声光报警等多种安全管理功能，有效的保障了档案安全；

• 系统提供多种灵活的第三方接口，与第三方应用系统无缝连接。

1. 系统组成图

系统组成图

1. 功能介绍

本系统由鼎创恒达档案智能化管理系统与RFID档案智能化管理系统(手持端)两部分构成。

1. 鼎创恒达档案智能化管理系统

档案智能化管理系统

• 实时监控报警

实时对档案柜内档案进行监控，在系统中建立图形化档案柜界面，进而实现了档案的实时定位，并对出入柜档案、时间进行实时记录；另外系统具备报警功能，当档案在未授权状态下被拿出或档案室温湿度超标时，系统会自动进行对应的声光报警。

——档案定位

——档案出入柜管理

——提档授权管理

——未授权提档报警

——温湿度报警

• 远程盘点

可利用系统远程对档案柜中档案根据种类、位置等信息进行盘点管理，通过网络将与档案盒关联的RFID标签数据传输到后台系统中核对,核对后的盘点结果实时上传系统数据库，形成对应的盘点统计表单以供查询。

——盘点设置

——盘点统计

——导出报表

• 门禁管理

对出入档案室档案、人员进行授权，对其出入档案室状况进行实时监控，实现出入图像抓拍，并对非法出入状况进行声光、语音报警。

——出入授权

——图像抓拍

——非法出入报警

• 档案借阅

实现档案借阅/归还登记，并通过系统对档案借阅人员进行有效的借档引导，另外对需归还的档案，系统根据借出日期计算自动进行档案催归提醒；

——借档管理

——还档管理

——借档引导

——催归提醒

• 可视化查询

管理人员可以通过系统平面图对档案室内档案信息、位置、状况等，进行可视化的系统查询。

——档案查询

——借档查询

——还档查询

——报警查询

——销毁查询

——档案盒查询

• 基础信息

用于对档案室相关管理信息的数据管理，实现信息的增加、修改、删除与查询操作。

——人员信息管理

——部门信息管理

——档案盒信息管理

——档案信息管理

1. RFID档案智能化管理系统

手持移动终端档案管理系统

系统可通过RFID手持移动终端与wifi网络进行实时数据通信，实现系统数据上传与下载。

• 档案盘点

系统使用电脑端远程盘点的同时，也可使用手持移动终端对档案进行盘点，管理人员可通过手持移动终端自由设置盘点方式，对指定位置或部门的资产进行盘点操作，通过wifi实时上传盘点结果；也可根据事先设定的查询条件产生盘点任务表下载到手持移动终端，根据此表进行盘点作业；另外当不能使用网络情况下管理人员可利用手持移动终端进行盘点记录后，再将盘点结果上传管理中心进行盘点比对。

——联网盘点

——脱机盘点

——自由盘点

• 查询管理

使用手持移动终端扫描与档案绑定的RFID标签后，将档案的基本信息显示在手持移动终端。可根据客户需求查询出档案信息、档案使用情况或档案当前使用状态等信息。