成千上万的观众涌进展览会，看到的是各家厂商各具风格的展台，那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象，就在展览会开始之前，这里还是一片“有计划、有组织的”的混乱，运输车辆横七竖八，卡车司机忙着对号入座，参展商等侯着自己货物的到来。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台，这一任务非行家里手不能胜任。
　　
　　多种多样的展览会有各种不同的展品，天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地，那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械，或者干脆委托搬运公司。他们可以在展览会搬运商那里得到很多有用的建议，因为后者负责搭建过程和协调工作，比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序，他们还出租人力和器械。参展商较早地预约运输时间，提前6—8周为宜。展览会服务手册中附有预约表格.上面列有时间、器械和人员需要。参展商要特别注意准确地填写以下儿点;
　　
　　·材料运往哪里?(展厅和展台号码)　　·材料什么时候运输?　　·需要哪些器械?　　·何时需用这些器械?　　·需用多长时间?　　·需要多少人力?

“天下没有不散的宴席”，这句话用来形容展览会再贴切不过了。干辛万苦搭成的展台在几日热闹之后又要“无可奈何花落去”了。货物回运有时在展前就作好了计划.但展览当中才决定亦属正常。因为参展商开始时难以决定，哪些东西要带回去。宣传手册分发了，许多展品也将卖掉。如果定了如上所说的一揽子委托合同，那么展览会搬运商还负责把这些东西运到新主手里，并与海关谈判确定货物进口的有关事宜。