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翰宇药业：印章管理制度（2011年10月）
发布日期：2011-10-14

印章管理制度章总则条为规范深圳翰宇药业股份有限公司（以下简称“公司”）印章管理工作，规范公司印章的刻制、使用、保管等行为，切实保护公司利益，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，根据《中华人民共和国公司法》等法律、法规及《公司章程》的有关规定，结合公司实际，制定本制度。第二条本制度所指印章包括公司公章、法定代表人印章、公司合同专用章、公司财务专用章、董事会印章、公司各部门印章。第二章印章的刻制和启用第三条印章的刻制（一）公司印章的刻制须通过公司办公系统提出申请，报公司董事长批准，由总裁办公室办理印章刻制；（二）印章刻制的式样和规格，遵照国家有关规定及批准意见；（三）公司印章的刻制按以下程序操作： 1、由需刻制印章的部门负责人通过公司办公系统提交《印章刻制申请单》，写明印章刻制申请部门、经办人、印章名称、用途，并在附件中上传印章样式示意图； 2、《印章刻制申请单》经分管领导及总裁审核，提出是否同意刻制意见； 3、分管领导和总裁同意印章刻制后，报公司董事长审核批准； 4、《印章刻制申请单》批准后，交由总裁办公室负责到有资质单位刻制印章。第四条印章的启用（一）新印章启用前总裁办公室须先做好戳记，并留样保存，以便备查。（二）印章启用由总裁办公室下发启用通知，注明启用日期、发放部门、接收保管部门及责任人、保管人以及使用范围。第三章印章的保管和使用第五条公司公章、法定代表人印章及公司合同专用章由公司总裁办公室保管，公司财务专用章由公司财务部保管，董事会印章由公司董事会办公室保管。第六条印章应保管在安全的设施内，印章保管人员应及时清洗印章、添加印油，确保印章清晰，印章保管部门负责人为保管印章的责任人。第七条印章的使用范围（一）凡属以公司名义内部发文、对外报出文件、报表、对外开出证明、函件、授权等需加盖公司公章，对一些特殊合同经批准可加盖公章；（二）凡属董事会做出的决议或者以董事会名义出具的书面文件，加盖董事会印章；（三）凡属合同、协议类的用合同专用章；（四）凡属财务会计业务的用财务专用章或相关财务印章；（五）凡属公司内部发人事安排等通知的，加盖人力资源部章；（六）涉及其他业务或事项的，加盖相应印章。第八条用章审批规定：（一）一般业务类合同、协议需要加盖公司公章、合同专用章，由印章使用人申请，印章管理员审核后方可盖章，并需同时取得内部审计部相关合同的统一编号；（二）经济类合同、协议需要加盖公司公章、合同专用章，首先由部门负责人对须盖章材料签字确认，经分管领导审核后报总裁和董事长批准后盖章，并需同时取得内部审计部相关合同的统一编号；（三）加盖董事会章的，由董事会秘书审核，董事长批准后盖章，特殊情况可由董事长授权董事会秘书批准后盖章；（四）加盖财务类章的，由财务负责人批准后盖章；（五）加盖法定代表人印章，须经董事长批准后盖章；（六）其它用章事项，须视情况由相应领导批准后盖章；（七）如遇其他未列明的紧急用章情况，必须经董事长或总裁批准。第九条印章使用人在盖章后，需在相关保管部门的相应《印章使用登记本》上登记用章日期、印章类型、使用印章摘要及用印部门经办人签字。上述印章一般不得携带外出，若特殊情况需将印章带出，需公司董事长或总裁授权批准，批准记录交印章保管部门留存备查，并在《印章使用登记本》记录领取和交回时间，并补登带出期间使用记录。印章携带人应确保印章安全，使用时由印章保管人亲自或印章保管人授权他人) 到场监印。第十条印章使用要求（一）印章保管部门和人员要熟知各种印章的使用范围、批准权限，做到正确用印。（二）印章保管部门和人员在用印前，必须依照审批权限规定，查看用印审批结果，审批手续完备的文件方可用印，用印后应及时在《印章使用登记本》上进行登记，同时要求用印部门经办人在《印章使用登记本》上签字。对于超越审批权限或未经审批的文件，印章保管部门和人员应当拒绝用印，并及时向上级报告。（三）审批人要正确使用审批权限，不得超越审批权限。（四）加盖的印章要端正、清晰，用印要做到“骑年盖月”。（五）原则上不允许在未填写或未填写完整的材料上加盖印章，经公司董事长或总裁批准同意的紧急用章情况除外。第十一条涉及公司正常生产经营以外（如诉讼文书等）等重要事项需使用印章的，须经公司董事长或总裁审批后方可使用。第十二条公司员工必须严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用。第四章责任第十三条公司统一刻制和发放的印章，由公司内部审计部负责不定期组织鉴定，印章使用和保管单位也应定期检查并核对用印情况。如印章失效、新增或变更，应及时通告，并须报有关部门备案。第十四条公司印章应妥善保管，严防被盗用、丢失。若一旦遗失，必须及时向印章保管部门负责人报告，同时采取紧急补救措施，以免造成损失。第十五条出现下列情形时，公司将追究有关人员的责任，并区分不同情况，给予行政处分、追究经济责任直至刑事责任。（一）未执行“审用分离、分散保管”制度的；（二）印章保管部门和人员未妥善保管印章，导致印章被盗用或丢失的；（三）签批人超越用印签批权限，越权签批的；（四）用印件未履行签批程序，印章保管部门和人员擅自用印的；（五）发现签批人越权签批，印章保管部门和人员仍然用印的；（六）发现签批人越权签批，印章保管部门和人员虽然拒绝用印但不及时向上级报告的；（七）未发现签批人越权签批和其他违规情况，印章保管部门和人员拒绝用印的；（八）未妥善保管用印留存资料，导致资料灭失的；（九）其他违反本制度的行为。第十六条印章保管人员的印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分。印章保管人员离职时，须办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。第五章附则第十七条本制度由公司董事会负责修订并解释。第十八条本制度经公司董事会审议批准后实施。本制度未尽事宜，按有关法律、行政法规和规范性文件及《公司章程》的规定执行。

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