策划者应该具体明确以下要点：

　　预计召开会议的日期、会议预计召开的周期、计划召开会议的地点、明确会议形式或会议召开程序、需要场地的大小与类型、到会人数的多少、会议预算是多少、计划选用的酒店和设施的级别、为参会者提供的房间标准的详细列表、制作会议邀请函的责任人、会议相关资料的打印负责人、确定会议的发言人（特别是重要发言人）、会议需要的视听设备的级别、需要的食品、饮料由主办方提供还是餐厅负责、酒会、招待会的次数、与会者的参会条件及优惠措施、是否为与会者安排一些特别活动等等。

细化预算

　　在这些要点中，有一点最关键，那就是会议预算。会议预算是有规律的，也是有方法可循的。

明确职责与任务

　　一个成功的会议，离不开一个的会议策划人。策划人要明确自己的工作职责，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者的多面性与综合素质：善于与人共事、善于注意小节、善于解决问题、善于与人协商、能够管理会议财务事宜、能够安排恰到好处的菜单、能妥善接待贵宾和外国客人、熟知各种礼仪、行事果断、执着。

落实细节

　　真正操作好一个会议，从筹划开始，到具体操作并落实每一个细节，其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议，因为各方面关系熟一些，可能操作起来会比较顺利，如果是在外地举办会议，那么会议操作的难度会提高，很多因素是办会者预先无法预料和控制的。

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