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年会策划中的些许经验
发布日期：2012-12-03

上海年会策划/上海年会策划公司/上海专业年会策划　　◆经验一　　学会把控现场时间　　做过筹办工作的人都知道，年度联欢会是各个单位里最重头的大型活动之一，作为筹办组织人员，往往是不求有功，但求无过，稍有闪失，过去几个月的工作成绩可能都会被抹杀。因此，即使是最有经验的组织者，也难免百密一疏。如何快速弥补漏洞，特别是迅速反应解决现场出现的问题，则是对会议组织者的一项考验。　　我发现，现场“时间把控”的重要性常常被忽略，只有准确的时间管理，才能保证整场活动的平稳进行。一般而言，联欢会节目众多，时间控制比较困难。作为内部的联欢会，可能对时间的要求普遍不高，每个节目多几分钟少几分钟，似乎无关大局，但众多节目的时间误差加起来，可就是个不小的数字。一方面，联欢会时间比原定的时间过长或过短，都会直接影响年会后面的安排——最常见的，就是聚餐的安排。年关时分，各家酒店、餐厅，都排得满满当当，时间上的变化很可能牵连就餐的安排，进而造成整体活动安排的被动。　　另一方面，很多领导工作繁忙，不会从头到尾参与联欢会，其秘书会根据联欢会预先的流程，适时安排领导的出席时间。这时，联欢会时间拖延还好说，无非是领导早到一会儿；但如果联欢会整体时间提前了，而领导却未出现，那麻烦就大了——这可就是重大的工作失误了。　　所以，联欢会时间和节奏的控制，对于组织者来说非常重要。一旦出现时间上的变化，要能够随机应变。常见又好用的几招介绍如下：　　准备替补游戏：现场往往会出现异常情况，比如领导临时有事晚些到场，或者重要嘉宾堵车还在路上，那么就需要增加内容，拖延时间。因为节目都是事先准备的，现场抓有些来不及，所以需要提前准备些方便易操作、又可长可短的小游戏来填空。　　主持人机智应变：主持人的功力，在应急处理上最能体现。因为串词都是提前写好的，每句串词中包含的内容以及整体的时间配合都是预先控制好的；而一旦出现时间上的变化，主持人要能根据现场情况，迅速做出调整：或是把原有内容准确压缩，或是灵活机动增加不偏离主题的话题。对于来自于单位内部的非职业主持人来说，这项要求是比较高的，因此组织者需要做好工作预案，或者有经验丰富者在台下进行现场调整。　　设报时岗：参照央视的春晚，我们在组织联欢会的时候，也设置了报时岗。经过几次实践，发现很多好处：一是有专人盯岗，责任到人，免得主持人和组织者分心；二是在过程中及时调整，免得时间误差的积压，进而造成难以挽回的困局；三是此岗可作为应急情况的统一联系人，由其统一调度，避免多头管理、杂乱无章的弊端。上海年会策划/上海年会策划公司/上海专业年会策划2 　　◆经验二　　好心不要帮倒忙　　转眼间年底将至，领导又让我们准备年会。而这一次，我绝不能再做“糗事”了。　　参加新单位的次年会时，领导安排了部门的另外几位同事负责会务，而对我的身份定位是参会者。没想到，开年会时，由于议程临时变动，工作人员有些手忙脚乱。会后领导在总结年会工作时，直接批评我没有大局意识，在会场看到工作人员忙不过来时，没有上前帮助，而是与其他与会者在台下交流。　　领导的批评很快让我意识到不足，在另外一次年会上，我作为一名参会者看到工作人员忙不过来，马上从台下走上前帮忙。结果，又被领导批评，原因是有几份重要年会材料，被我给分发错了，本想好心帮忙，却帮了倒忙。　　再次受到批评，让我很迷茫，不过，在其他同事的提醒下，又很快明白了其中的道理。作为同一部门的同事，虽然任务不同，但在同一场合，遇到意外发生时，要力所能及地去协助配合。不过，此时，一定要问清如何去协助配合才对，而不能盲目地去帮助，防止好心帮倒忙。上海年会策划/上海年会策划公司/上海专业年会策划3 　　◆经验三　　办好年会注意三忌　　不论单位大小，形式丰富还是简单，都要用一场年会送旧迎新。要想成功办年会，必须要注意三点。　　面面俱到　想让一场年会从头到尾都精彩，这往往就会导致面面不到的结果。许多策划年会的人，都希望获得所有人的满意。而事实上，让所有人都满意的年会，谁也策划不出来。　　好的年会是找到一至两处亮点，简而言之，年会要领会核心领导主要意图，抓住员工喜闻乐见的一到两种方式，然后在关键环节上出新、出奇、出亮点。　　哗众取宠　企业毕竟是一个严肃的机构，纵然年会可以轻松愉快，也要掌握好一个基本的度。单纯追求刺激眼球，抓场面效果，而推出一些过度灰色的内容，抑或是低俗的节目，只会让年会变味儿，甚至招致大部分人的反感。　　或许在一时的会场上赢得别人注意，而背后隐含的是如此美丑不分的年会，策划者的水平必定失去别人的信任。　　物质堆砌　企业出钱多少决定年会效果，这是年会策划者最忌讳的。现在的年会许多人都比场面的豪华度，而不注重年会的实际效果，以出钱多少决定办的隆重程度，反馈参与的全满意度，这是办年会的误区。　　真正的好年会，需要的是精神上给予大家激励，物质上给予相应的鼓励，更重要的是企业人与人亲密接触，不分高低，不分职级，在年末时有一次真诚的相聚。　　◆感悟　　不要让年会变味儿　　又到年末岁尾，各大公司的年会即将登场。总结表彰欢聚一堂，叙旧话新其乐融融，如今，年会从正式会议渐渐演变为融聚会、开会、欢庆、表彰于一体综合大会。回想起这些年参与的年会，有着一番不同的感受。年会应在交流中相互沟通和了解，共同促进企业健康发展。　　2007年，在参与一家公司的年会建议案时，对方要求从进场开始，每一个环节都必须让公司的先进员工感到骄傲，让落后者感到不安。　　这样的策划让人纠结，企业要奖优罚劣很正常，可要在年终欢聚的大会上让人难堪，却也要动一番心思，从一进门发参会标志到就座，还有桌牌文字、背景PPT循环展示，每一步都要体现出与落后的差别。企业最后选择了海南沙滩方案，入场时每位员工必须佩戴饰品，业绩优异的头戴皇冠，业绩最差的胸别青蛙，强烈的视觉刺激，让人产生心理落差。每张桌子以桌牌命名来区别各团队的绩效差距，从龙之队到熊之队，让人一望而知团队当年战绩。　　后来听说也有一些企业采用过类似方案，这样的刺激是不是能收到好效果，让人不得不从心里打个问号。　　2009年参加某企业年会，地点是北京最贵的景观酒店，除了企业内部员工，还有合作方重量级企业代表。　　公司年会为什么要请合作单位呢？管理层的意思是，反正也是花大钱，顺便把年会变成营销会，自己人聚会、客户回馈、关系维护一举三得。　　参加这样的年会很开眼，名酒名烟源源不断，奢华餐食目不暇接，专业艺术团体登台表演，名人明星穿插助兴。会议开幕该企业领导一出场，即高举茅台杯巡场一周，半小时内酩酊大醉。上海年会策划/上海年会策划公司/上海专业年会策划4 　　参加年会的人，只要是客户，都被安排有团队跟踪，你不倒下，人家就前赴后继地敬酒，不出一小时不论酒量大小，整个会场的人们都迅速进入半晕抑或全晕状态。把年会变成奢华的营销，似乎正是某些企业的思路。　　2011年曾经的同事邀请我参加他们企业的年会，进入会场后感觉非常奢华，我发现，近几年企业年会的规格越来越高。不同企业年会的风格差别很大，其实，企业年会的根本目的是为了丰富职工的精神文化生活，加强互动和沟通，从而激发整个团队的能量。如果年会互相攀比，或者给职工造成巨大心理压力，年会就“变味”了。

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