人员通过密码，人员磁卡，感应卡或生物指纹来认证是否有使用钥匙柜的权限。若认证有效，钥匙柜门打开，可以取得钥匙有光提示。钥匙释放，此操作写入储存器中。信息包括人，钥匙，和时间。

要还钥匙，拿钥匙的人必须保证可以使用钥匙柜，之后把智能钥匙栓放到正确位置上。如果钥匙放错位置，系统会提醒使用者把智能钥匙栓放到正确位置。这时所有信息记录。若还钥匙的人和拿钥匙的人不同，系统马上报警。