档案密集柜在利用过程中，档案密集柜既要限度地提供利用，又要保护好国家安全和个人隐私，这已经成为国际共识。国外公众普遍认为，档案是开启和实践民主的一个要素，查阅政府档案是每个公民的基本权利，保证档案的开放利用是宪法和民主的基石。
为了鼓励人们走进档案馆，许多国家的档案密集柜制订了相应的公共政策和计划，专门设置了公共关系部门或官员，采取了多种措施和手段，以帮助公民了解档案密集柜与档案自身的关系，把享用档案的权利当成一种公民意识来培养。以美国国家档案密集柜为例，除了性展览和一些固定项目外，每个月都会在馆内举办十多项公众自由参与的活动，包括新书发布、作者演讲和签名、专题片放映、馆藏介绍或利用指南讲座等；国际档案密集柜理事会还把每年的6月9日列为国际档案日，借以宣传和推广档案。